Як судам зберігати справи з обмеженим доступом — ДСАУ

Внесено зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України. Вони стосуються роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також електронні підписи. 

Відповідні зміни затверджені наказом ДСАУ від 25.07.2022 №254.

Серед іншого, у документі акцентує увагу на порядку роботи з документами з обмеженим доступом. Цьому присвячений новий розд.ХХ¹. У ньому визначається порядок зберігання та знищення таких документів та інших відповідних матеріальних носіїв.

Так, в Автоматизовану систему документообігу суду самі матеріали з обмеженим доступом в автоматизовану систему документообігу суду не вносяться. В АСДС потрапляють лише відкриті відомості, необхідні для здійснення автоматизованого розподілу справи, відображення у звітності та формування єдиного унікального номеру справи. А самі матеріали зберігаються і обліковуються окремо від судової справи за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

У випадку, коли вся судова справа містить гриф обмеженого доступу, вона обліковується і зберігається за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

Водночас, передбачено, що суди можуть і самі затверджувати власну інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію.

При надходженні до суду електронного документа, засвідченого кваліфікованим електронним підписом, оригінал такого документа вноситься до АСДС разом з КЕП та звітом про результати перевірки дійсності цього підпису.

Також, в інструкції зазначено, що виконавчий документ можу бути виданий у формі електронного документа.